Kurangi Arsip Tak Bernilai Guna, Pemkot Medan Musnahkan 20.500 Arsip
Pemkot Medan musnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan simpan arsip yang memiliki nilai sejarah
lihat foto
TRIBUN-MEDAN.com – Pelaksana Tugas (Plt) Wali Kota Medan Akhyar Nasution diwakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Maya Fitriani menghadiri acara Pemusnahan Dokumen Arsip.
Acara pemusnahan itu digelar di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Jalan Iskandar Muda, Kamis (26/12/2019).
Dokumen yang dimusnakhan merupakan dokumen arsip keuangan dari Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Medan.
Sebanyak 20.500 dokumen dimusnahkan dengan mesin penghancur kertas untuk mengurangi jumlah arsip dari tahun 2004 sampai 2007.
Sebelum penghancuran, Maya didampingi Kepala Bidang (Kabid) Pengelolaan dan Akuisisi Arsip Mopul Simbolon dan Perwakilan BPKAD terlebih dahulu menandatangani Berita Acara.
“Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan dan biaya, tenaga, serta waktu,” kata Maya dalam keterangan tertulis (27/12/2019) saat memberi sambutan.
Ia melanjutkan, acara tersebut juga digelar dalam rangka penemuan kembali dokumen yang diperlukan berupa arsip yang bernilai guna permanen, vital, dan dokumen bernilai guna sejarah (arsip statis).
"Kami berharap agar semua unit perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Medan mengelola arsip dengan baik sesuai prosedur dan peraturan yang berlaku,” kata Maya.
Ia juga berharap agar penyusutan atau pemusnahan dilakukan sesuai mekanisme yang benar.
Maya pun meminta Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dapat menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sesuai aturan yang berlaku.
Dengan begitu, lanjut dia, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan nantinya dapat lebih berperan sebagai pusat dan sumber informasi untuk sekarang dan masa depan.
"Saya berharap demi tertib administrasi kearsipan, kiranya semua pihak dapat mempedomani ketentuan yang berlaku tentang kearsipan,” ujar Maya.
Menurut dia, ketentuan itu harus dipatuhi agar seluruh arsip inaktif dan statis yang bernilai guna dapat segera diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
Dengan begitu, ke depannya tertib administrasi kearsipan dapat berjalan dengan baik.
Sementara itu menurut Mopul Simbolon dokumen dimusnahkan dengan dicacah menjadi kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
(Penulis: Inang / Editor: Anggara)
