TRIBUN-MEDAN.com - Menanggapi pertanyaan fraksi Gerindra tentang Ranperda penyelenggaraan kearsipan, Sekda Kota Medan Wirya Al Rahman mengatakan Pemko Medan telah memiliki bentuk dan teknologi dalam penyelenggaraan kearsipan.

"Dinas perpustakaan dan kearsipan (DPK) kota Medan sudah memiliki sistem informasi manajemen kearsipan berbasis web yang dapat diakses oleh OPT. Sistem informasi dimaksud meliputi penginputan arsip dan penguplotan ahli media arsip," katanya saat menghadiri rapat Paripurna di DPRD Medan, Selasa (28/1/2020).

Ia mengatakan sistem informasi kearsipan dinamis (SIKD) dalam sistem kearsipan akan segera disosialisasikan.

"Kemudian penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis yang tahun ini akan disosialisasikan kepada OPD di lingkungan pemerintahan Kota Medan," katanya.

Terkait solusi Pemko Medan atas penumpukan arsip dari waktu ke waktu ia mengatakan bahwa Pemko Medan sudah melakukan penyesuaian penyusutan secara sistematis dan terarah, berdasarkan undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.

Hal yang sama kata Wirya juga tercantum dalam peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012, tentang pelaksanaan undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, dan Peraturan Walikota Medan Nomor 53 Tahun 2014 tentang jadwal retensi arsip dan fasilitatif.

Ia juga mengatakan bahwa saat ini Pemko Medan telah memiliki backup data terhadap arsip yang sudah dimusnahkan.

"Pemerintahan Kota Medan telah memiliki daftar arsip usul musnah (back up data) terhadap arsip yang sudah dimusnahkan, yang telah dinilai oleh panitia penilai arsip dan telah mendapat persetujuan dari kepala Andri," katanya.

Kata Wirya dinas perpustakaan dan kearsipan kota Medan juga telah memiliki sistem informasi berbasis web dalam pengelolaan kearsipan yang dapat diakses oleh seluruh OPD di lingkungan pemerintahan Kota Medan.

"Sistem ini digunakan untuk mempermudah pencarian arsip yang ada dalam daftar arsip yang diimpor oleh masing-masing OPD di lingkungan pemerintahan Kota Medan," katanya.