Akhyar: Digitalisasi Arsip Efisienkan Tempat dan Waktu Pengelolaan

TRIBUN-MEDAN.com – Pelaksana Tugas (Plt) Wali Kota Medan Akhyar Nasution membuka lokakarya Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Tahun 2020 di Hotel Aryaduta, Medan, Rabu (19/2/2020).

Workshop itu diikuti sejumlah lembaga dan dinas kearsipan daerah dari kabupaten/kota di Sumatera Utara (Sumut), termasuk Kota Medan.

Pembukaan yang digelar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) itu turut disaksikan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem kearsipan ANRI Imam Gunarto dan Kepala Pusat Sistem & Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ANRI Desi Pratiwi.

Lokakarya bertujuan untuk menyosialisasikan, menyamakan persepsi, dan memberikan pemahaman kepada lembaga kearsipan dalam menata, mengelola, serta menyimpan arsip dari konvensional menjadi digital.

Dalam kegiatan itu, Akhyar menjelaskan pentingnya pemahaman pengelolaan arsip berbasis digital yang bertujuan mengefisienkan tempat dan waktu pengelolaan.

"Tentu kami menyambut baik workshop ini. Apalagi di era digital yang menuntut inovasi dan transformasi, khususnya dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat,” kata dia dalam keterangan tertulis.

Lambatnya pengelolaan arsip konvensional

Ia melanjutkan, tidak jarang keberadaan penyimpanan dan pengelolaan arsip secara konvensional membuat pelayanan sedikit terhambat karena harus mencari data lewat berkas secara manual.

Namun, Akhyar juga mengaku meskipun arsip dikelola dan disimpan secara digital, tidak jarang pemerintah masih membutuhkan berkas asli dalam mendukung kelancaran tugas.

Maka dari itu, keberadaan arsip-arsip tertentu tidak bisa dihindari untuk tetap disimpan secara konvensional.

"Inovasi yang dilakukan juga harus diikuti dengan regulasi yang sesuai, sehingga ke depan dapat terawasi dengan baik,” kata Akhyar.

Dia berharap, sistem tersebut makin membantu pengarsipan, khususnya agar arsip Pemerintah Kota (Pemkot) Medan dapat tersusun, tersimpan, serta terjaga dengan rapi dan baik.

Adapun, Akhyar turut didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Maya Fitriani serta Kadis Kominfo Zain Noval.

Pentingnya arsip digital

Sementara itu, Imam Gunarto mengatakan, kegiatan itu juga bertujuan untuk memberikan pemahaman agar seluruh arsip pemerintah di tingkat provinsi dan kabupaten/kota dapat diinput serta tersimpan baik dalam sistem jaringan yang disediakan ANRI.

"Lewat sistem SIKN dan JIKN, pemerintah provinsi dan kabupaten/kota dapat menginput arsipnya. Ini juga untuk memberikan akses kepada masyarakat agar mengetahui data-data yang diperlukan,” ujar dia.

Imam mencontohkan, jika arsip sejarah tentang Kota Medan disimpan secara digital dan diakses siapa pun dan di mana pun, bisa jadi akan menarik perhatian masyarakat untuk ingin mengetahui lebih banyak tentang Kota Medan.

“Secara otomatis makin banyak yang datang ke mari dan berdampak pada sektor pariwisata dan ekonomi di sini," ujar dia.

Dirinya juga berpesan dan berharap kepada lembaga kearsipan daerah agar menjalankan program tertib dan sadar arsip.

"Arsip yang disimpan secara digital bertujuan untuk mengantisipasi kehilangan data karena sesuatu hal, misalnya bencana,” Imbuh Imam.

Untuk itu, ia pun mengimbau semua pihak agar sadar dan tertib arsip untuk satu data yang lebih baik. Adapun, lokakarya tersebut berlangsung selama dua hari, mulai Rabu (19/2/2020) hingga Kamis (20/2/2020).