RSUD Drs H Amri Tambunan Raih Terbaik I Pengelolaan Arsip 2024

TRIBUN-MEDAN.com, DELISERDANG - Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Drs H Amri Tambunan menjadi organisasi perangkat daerah (OPD) yang berhasil meraih predikat Terbaik I Pengelolaan Arsip Terbaik Berdasarkan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Pemerintahan Kabupaten (Pemkab) Deliserdang Tahun 2024 kategori dinas/badan.

Untuk kategori kecamatan, Terbaik I direbut Kecamatan Lubuk Pakam. Sedangkan, kategori desa/kelurahan, Terbaik I dimenangkan Desa Pasar VI Kualanamu, Kecamatan Beringin, dan kategori sekolah menengah pertama (SMP) yang menjadi Terbaik I adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) SMP Negeri 1 Lubuk Pakam. Sementara, untuk kategori sekolah dasar (SD), Terbaik I adalah UPT SDN 104201 Percut Sei Tuan.

Sebagai Pengguna Terbaik Aplikasi Srikandi adalah Dinaa SDABMK sebagai Terbaik utama dan Terbaik I, yakni Dinas Perikanan. Untuk tingkat kecamatan yang menjadi Terbaik I Pengguna Terbaik Aplikasi Srikandi adalah Kecamatan Lubuk Pakam.

Penyerahan penghargaan dilakukan Penjabat (Pj) Sekretaris Daerah (Sekda) Deliserdang, Dr Drs H Citra Effendi Capah MSP, pada Pengumuman Hasil Pengawasan Kearsipan Internal dan Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemkab Deliserdang di Aula Cendana, Lantai II, Kantor Bupati Deliserdang, Selasa (3/12/2024).

Dalam sambutannya, Pj Sekda mengatakan, pengawasan kearsipan internal dan pemusnahan arsip merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik dan efektif.

"Pengelolaan arsip menjadi elemen sangat penting. Hal ini bertujuan untuk memastikan, informasi yang kita miliki dapat digunakan dengan bijak dan efisien serta mudah diakses saat diperlukan," kata Pj Sekda.

Baca juga: Masih Berlumpur, Pj Bupati Deliserdang Tinjau Kondisi Pascabanjir di Perumahan Villa Patumbak Permai

Pengelolaan arsip yang baik adalah bagian dari proses transformasi menuju birokrasi lebih baik, transparan, akuntabel dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Berdasarkan Undang-Undang (UU) No.43 Tahun 2009, disebutkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Arsip dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.

Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang benar dan sesuai kaidah serta peraturan perundang-undangan, kearsipan mutlak diperlukan agar bisa memberi manfaat dan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi, terutama dalam pertanggungjawaban kinerja pelayanan publik serta penyediaan alat bukti untuk kepentingan lainnya.

Pengelolaan arsip di seluruh OPD, kecamatan, kelurahan/desa serta badan usaha milik daerah (BUMD), lembaga pendidikan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perorangan adalah hal yang harus dilaksanakan dengan baik.

Pengelolaan arsip yang baik mencakup penataan arsip di central file record center, penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah untuk disimpan serta pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan organisasi dan telah melampaui batas waktu penyimpanan.

"Seperti halnya akan dilakukan pemusnahan yang berasal dari tujuh perangkat daerah sebanyak 63.916 dokumen. Sebelumnya, prosedur dan tahapan pemusnahan arsip ini telah dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah, dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Deliserdang," jelas Pj Sekda.

Diterangkan Pj Sekda, pada tahun 2023 lalu, Kabupaten Deliserdang telah mendapat predikat terbaik pertama tingkat Provinsi Sumatera Utara dan salah satu pemkab terbaik di Provinsi Sumatera Utara dengan kategori memuaskan, dalam hal pengelolaan arsip. "Semoga penghargaan tersebut menjadikan motivasi untuk semakin meningkatkan kualitas pengelolaan arsip," harap Pj Sekda.

Sebelumnya, Kepala Dinas Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deliserdang, Mukti Ali Harahap SAg MSi dalam laporannya menyampaikan, lomba pengelolaan arsip yang dilakukan bertujuan untuk memberi apresiasi terhadap pengelolaan arsip dan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) kepada satuan kerja yang sudah mengelola arsip dengan baik.

Selain itu, untuk memotivasi OPD, kecamatan, kelurahan, desa lembaga pendidikan di Kabupaten Deliserdang yang belum mengelola arsipnya dengan baik agar lebih giat mengelola arsipnya sesuai peraturan yang berlaku. Kemudian, mengurangi jumlah arsip, menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip, menyelamatkan arsip yang bernilai guna kebuktian dan informasi, membantu memudahkan tata kelola persyaratan pendelegasian surat dan sampai pada pemberkasan dan penyusutan penyusutan surat secara digital.