Akhyar: Digitalisasi Arsip Efisienkan Tempat dan Waktu Pengelolaan
Akhyar menyampaikan pentingnya pemahaman pengelolaan arsip berbasis digital.
lihat foto
TRIBUN-MEDAN.com – Pelaksana Tugas (Plt) Wali Kota Medan Akhyar Nasution membuka lokakarya Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Tahun 2020 di Hotel Aryaduta, Medan, Rabu (19/2/2020).
Workshop itu diikuti sejumlah lembaga dan dinas kearsipan daerah dari kabupaten/kota di Sumatera Utara (Sumut), termasuk Kota Medan.
Pembukaan yang digelar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) itu turut disaksikan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem kearsipan ANRI Imam Gunarto dan Kepala Pusat Sistem & Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ANRI Desi Pratiwi.
Lokakarya bertujuan untuk menyosialisasikan, menyamakan persepsi, dan memberikan pemahaman kepada lembaga kearsipan dalam menata, mengelola, serta menyimpan arsip dari konvensional menjadi digital.
Dalam kegiatan itu, Akhyar menjelaskan pentingnya pemahaman pengelolaan arsip berbasis digital yang bertujuan mengefisienkan tempat dan waktu pengelolaan.
"Tentu kami menyambut baik workshop ini. Apalagi di era digital yang menuntut inovasi dan transformasi, khususnya dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat,” kata dia dalam keterangan tertulis.
Lambatnya pengelolaan arsip konvensional
Ia melanjutkan, tidak jarang keberadaan penyimpanan dan pengelolaan arsip secara konvensional membuat pelayanan sedikit terhambat karena harus mencari data lewat berkas secara manual.
Namun, Akhyar juga mengaku meskipun arsip dikelola dan disimpan secara digital, tidak jarang pemerintah masih membutuhkan berkas asli dalam mendukung kelancaran tugas.
Maka dari itu, keberadaan arsip-arsip tertentu tidak bisa dihindari untuk tetap disimpan secara konvensional.
"Inovasi yang dilakukan juga harus diikuti dengan regulasi yang sesuai, sehingga ke depan dapat terawasi dengan baik,” kata Akhyar.
Dia berharap, sistem tersebut makin membantu pengarsipan, khususnya agar arsip Pemerintah Kota (Pemkot) Medan dapat tersusun, tersimpan, serta terjaga dengan rapi dan baik.
Adapun, Akhyar turut didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Maya Fitriani serta Kadis Kominfo Zain Noval.
Pentingnya arsip digital
Sementara itu, Imam Gunarto mengatakan, kegiatan itu juga bertujuan untuk memberikan pemahaman agar seluruh arsip pemerintah di tingkat provinsi dan kabupaten/kota dapat diinput serta tersimpan baik dalam sistem jaringan yang disediakan ANRI.
