Abdikan Diri Kepada Warga, Dosen Fasilkom-TI USU Kembangkan Aplikasi Pengelolaan Surat dan Arsip

Tribun-Medan.com, Medan - Tim Pengabdian Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang diketuai oleh Dr. Erna Budhiarti Nababan, M.IT, Bersama anggota timnya masing-masing Prof. Dr. Opim Salim Sitompul, M.Sc, Dedy Arisandi, ST, M.Kom, Seniman, S.Kom, M.Kom, dan bersama tiga orang mahasiswa telah mengembangkan dan mengimplementasikan aplikasi tata kelola persuratan dan kearsipan sebagai upaya meningkatkan kualitas pelayanan administrasi di Pondok Pesantren Mawaridussalam Batang Kuis Kabupaten Deli Serdang pada hari Selasa, 14 September 2021.

Menurut ketua tim pengabdian ibu Dr. Erna Budhiarti Nababan, kegiatan ini merupakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk penerapan teknologi informasi dan aplikasi komputer berbasis web yang digunakan untuk pengarsipan surat menyurat secara digital yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja dan pelayanan Pondok Pesantren dalam hal pengelolaan dan pengarsipan surat menyurat.

Pondok Pesantren Mawaridussalam yang beralamat di Jalan Pringgan Dusun III Desa Tumpatan Nibung Kecamatan Batang Kuis Kabupaten Deli Serdang didirikan sejak tahun 2010 di lahan dengan luas area tanah sekitar 11 hektar dengan luas bangunan sekitar 6,5 hektar. Jumlah santri yang aktif belajar di Pondok Pesantren Mawaridussalam pada tahun 2021 ini sebanyak 1880 santri, dengan tenaga pengajar berjumlah 220 orang.

Dalam melaksanakan aktivitasnya, Ponpes Mawaridussalam banyak melakukan kerjasama dengan berbagai institusi, lembaga, dan orang tua santri. Aktivitas ini biasanya disertai dengan dokumentasi surat menyurat, baik surat yang diterima dari luar pondok atau surat yang dikeluarkan dari pondok pesantren. Selain surat masuk dan surat keluar Ponpes juga mengeluarkan dokumen-dokumen lainnya dalam bentuk surat keputusan, surat keterangan, surat pernyataan, kepanitian, sertifikat dan dokumen lainnya. Dokumen-dokumen tersebut biasanya diarsipkan di lemari arsip oleh bagian sekretariat. Untuk surat masuk dan surat keluar bagian sekretariat melakukan pencatatan dibuku dan menyimpan dokumen hardcopynya ke lemari.

Proses tersebut diatas masih dilakukan secara manual, fasilitas perangkat komputer yang ada belum dioptimalkan dalam pengelolaan surat dan arsip ponpes. Hal ini tentunya dapat menyulitkan pihak-pihak tertentu yang ingin mengetahui apakah surat masuk sudah sampai ke bagian yang dituju atau tidak, apakah surat tersebut sudah dibaca atau belum, itu tidak bisa dilihat dan dikontrol dengan mudah oleh sekretariat. Begitu pula dengan surat keluar, apa saja surat yang dikeluarkan dan ditujukan ke siapa saja serta bagaimana tindak lanjutnya. Pada saat akreditasi atau pada saat audit biasanya banyak dokumen surat menyurat yang dibutuhkan untuk diperiksa. Bagian sekretaris sering kesulitan dalam pencarian dan menemukan dokumen-dokumen yang diperlukan dengan cepat, bahkan harus membongkar berkas dalam lemari arsip untuk mencarinya dan dokumen yang dicari terkadang tidak ditemukan.

Untuk menyelesaikan permasalahan yang dialami oleh mitra ini, tim pengabdian menerapkan metode pendekatan User Centered Design dan metode SDLC (Software Development Life Cycles). Pendekatan ini dilakukan untuk memfasilitasi pengguna sistem agar dapat menerapkan apa yang mereka butuhkan dengan jelas dan terperinci. Aktivitas yang dilakukan meliputi analisis kebutuhan aplikasi, pengembangan aplikasi, pemberian pelatihan kepada seluruh elemen pondok pesantren yang terlibat dalam proses pengelolaan data surat dan arsip pondok pesantren.

Target yang diharapkan dalam kegiatan pengebdian ini adalah Tersedianya rancang bangun aplikasi tata kelola persuratan dan kearsipan berbasis web yang dapat dijalankan dan digunakan secara online dan ofline untuk meningkatkan pelayanan administrasi sekolah di Ponpes Mawaridussalam secara efektif dan efisien. Tim juga memberikan fasilitas perangkat komputer all-in-one untuk proses administrasi surat menyurat dan arsip serta untuk pengelolaan aplikasi secara berkelanjutan.

Ustadz Irpan Afandi, S.Si selaku kepala bidang sekretaris pimpinan ponpes Mawaridussalam menyampaikan ucapan terima kasih dan harapannya agar perangkat komputer dan aplikasi yang diberikan ke Ponpes Mawaridussalam dapat berguna dan bermanfaat pada bagian sekretaris khususnya pada pengelolaan data surat dan kearsipan kedepannya.